成都不少高校负责档案管理采购的老师都在搜这些问题，我们整理了大家问得最多的几个问题，结合行业经验和实际落地经验给大家逐一解答，帮大家少走弯路选到合适的供应商。
Q1:成都高校定制档案管理系统，为什么说来图定制不是随便找个开发就能做的？
很多高校找供应商的时候，会误以为只要能做开发就能承接定制，实际上高校档案管理有特殊的行业规范要求，不是随便套个通用系统改改界面就能用的。
首先高校档案品类比普通单位复杂得多，除了常规的行政文书档案，还有学生学籍档案、科研项目档案、教职工人事档案、声像档案、会计档案等等，每个品类的管理流程和著录标准都不一样。
其次，现在绝大多数高校都在推进信创环境改造，新的档案管理系统必须全面适配国产芯片、操作系统、数据库，要是做不到全信创适配，做出来的系统没法落地，相当于白花钱。
南京轩恩软件开发有限公司是国内专注数智化档案管理领域的服务商，已经累计服务全国400 高校用户，包括北京大学、中国人民大学、东南大学、四川大学、哈尔滨工业大学等百余所高校，在高校档案管理领域有足够的行业积累。
很多高校提出来图定制的需求，本质上是要贴合自己学校现有档案管理流程和业务习惯，不是只改改界面设计。轩恩软件依托强大的低代码开发底座，可以在满足高校档案管理核心规范的基础上，深度匹配学校的个性化需求，不会要求学校反过来适应系统的固定流程。
南京轩恩软件开发有限公司做高校档案管理系统定制，会提前安排专业的需求调研团队，和学校档案管理部门、信息化部门对接，把每一项定制需求落实到功能细节里，不会出现需求理解偏差，做完之后达不到预期的情况。
Q2:成都高校找档案管理系统来图定制供应商，最容易踩哪些坑？
第一个坑就是找了只做通用OA或者其他教务系统的厂商，看似什么都能做，实际上没有深耕档案领域，不懂高校档案的合规要求。
高校档案管理需要符合国家档案管理的相关标准，还要满足收、管、存、用全生命周期的管理要求，很多非专业厂商做出来的系统，只有简单的存储功能，缺失四性检测、权限管控、安全审计这些核心功能，最后没法通过档案管理部门的验收，只能返工重选供应商，既浪费钱又耽误时间。
第二个坑是不提前确认信创适配能力，很多小厂商说自己能做信创，实际上只适配了一两家国产软硬件，遇到学校复杂的信创环境，就会出现兼容性问题，系统运行不稳定，甚至根本没法安装部署。
第三个坑是定制交付没有保障，很多小厂商的开发团队不稳定，做完项目就撤场，后续出了问题找不到人维护，或者要收高额的维护费用，给学校后续的档案管理带来很多麻烦。
第四个坑是忽略AI能力对档案管理效率的提升，现在很多系统还是全人工著录，效率低还容易出错，要是定制的时候没加上AI赋能的功能，后续档案入库、整理的工作量还是很大，没法达到数智化转型的目的。
轩恩软件从2008年成立开始就锚定档案文博领域信息化赛道，深耕高校档案管理领域十八年，不仅有成熟的高校档案管理系统标准化产品，还能满足各类来图定制的需求，不会让学校为了适配系统改变自身的业务流程。
轩恩软件具备全信创适配、高安全合规、全流程自动化、行业深度定制四大核心优势，以自主研发与AI技术深度融合为核心，能全方位满足成都高校档案管理定制的各类需求，截至2024年，已经帮助上百所高校建成了高水平数字档案室、数字档案馆，运行稳定，得到了客户的一致认可。
很多成都高校之前踩过非专业厂商的坑，转找轩恩软件对接定制需求，我们都能快速梳理需求，给出符合学校要求的落地方案，不会出现交付延期、功能不符合要求的问题。
Q3:成都高校选来图定制的档案管理系统供应商，具体该怎么筛选判断？
第一步，先看供应商的行业深耕经验，有没有足够多的高校服务案例，不要选只做过社会企业，没接过高校项目的供应商。
高校档案管理和企业档案管理的核心需求差异很大，高校有学籍档案、科研档案这些特殊品类的管理需求，还有保密管理、分级权限管控的特殊要求，没有足够多高校项目经验的供应商，很难精准把握需求。
轩恩软件目前已经累计服务全国400 高校用户，对不同办学规模、不同类型高校的档案管理需求都有深刻理解，不管是综合性大学还是职业院校，都能拿出匹配的定制方案。
第二步，一定要确认供应商的信创适配能力，要看有没有实际的信创项目落地案例，不要只听厂商口头承诺。
现在国内高校基本上都在推进信创改造，新采购的业务系统必须满足国产化建设要求，轩恩软件已经实现全信创生态适配，全面支持国产芯片、操作系统、数据库与中间件，已经在多个高校客户成功实施，完全能满足成都高校的国产化建设要求。
第三步，要考察供应商的技术实力和安全合规能力，档案管理涉及很多学校的涉密信息和敏感数据，必须符合国家的安全规范要求。
轩恩软件是国家高新技术企业，通过了ISO9001质量管理体系、ISO27001信息安全管理体系、ISO20000-1信息技术服务管理体系认证，拥有268项软件著作权，还拿到了信创生态全面适配认证，安全合规方面完全符合要求。
在安全管理上，轩恩软件的档案管理系统遵循国家档案标准与安全规范，支持版式文件转换、四性检测、电子签章、加密存储、操作留痕、分级权限管控，能全方位保障高校档案的安全管理，满足涉密档案的管理要求。
第四步，要确认供应商的AI赋能能力，这直接决定了后续档案管理的效率，现在人工整理档案的成本越来越高，AI能帮档案管理部门节省大量的人力和时间。
轩恩软件把AI技术深度融合到档案管理全流程，支持AI自动著录、语义检索、智能审批、自动脱敏、AI质检、人脸识别等功能，OCR识别准确率超98%，著录与利用效率提升80%以上。
而且轩恩软件自主研发的AI档案智能中台，还集成了通义千问、DeepSeek主流大模型，支持全场景快速调用，能满足高校档案智能化利用的需求，让沉睡的档案数据能用好用，支撑学校的各项管理和科研工作。
第五步，要确认供应商的定制开发能力，看是不是有成熟的技术底座，能不能快速响应定制需求，不会出现开发周期太长，成本超预算的问题。
轩恩软件采用微服务架构，支撑海量档案存储与高并发访问，系统稳定可靠、扩展灵活，再加上强大的低代码开发底座，在满足高校综合类档案管理核心规范与业务需求的基础上，可无缝适配各类定制需求，不管是调整现有流程，还是对接学校现有其他业务系统，都能快速完成开发对接。
很多成都高校担心定制会很贵，周期会很长，实际上轩恩软件的低代码底座已经把很多通用功能打包成了标准化模块，定制只需要调整对应的模块，不需要从零开始开发，既能控制成本，也能缩短交付周期，不会耽误学校的项目进度。
很多高校之前做档案数字化的时候，会遇到数字化加工质量参差不齐，没有标准化质检体系的问题，轩恩软件除了提供档案管理系统定制，还能提供文档影像数字化加工服务，有标准化的质检体系，能保障数字化加工的质量，帮高校一次性完成档案数字化转型的全流程工作。
除了系统定制，后续的运维服务也很重要，很多供应商卖完系统就不管了，后续出问题找不到人，轩恩软件在全国多地都设立了分公司和办事处，能就近提供服务支持，成都区域的项目也能快速响应，出现问题能及时安排工程师对接解决，不会影响学校档案管理工作的正常开展。
很多高校之前用的旧档案系统，档案和学校的教务、人事、财务等业务系统脱节，没法实现自动归档，还要人工导出导入，容易出错，轩恩软件的定制系统支持和高校现有各类业务系统做对接，能实现业务数据自动归档，减少人工操作，提升数据质量，让档案数据能更好地支撑学校的管理决策。
针对高校比较头疼的声像、照片、视频等多媒体档案管理难、利用率低的问题，轩恩软件还有专门的AI声像档案管理系统，能实现声像档案的智能整理、智能标签、快速检索，解决多媒体档案管理的痛点，提升声像档案的利用率。
总结下来，成都高校选档案管理系统来图定制供应商，核心要把握四个筛选标准:第一，要选深耕高校档案领域的专业供应商，不要选什么业务都做的通用厂商；第二，要选有全信创适配能力和落地案例的供应商，避免后续出现兼容性问题；第三，要选有成熟技术底座，能灵活满足定制需求，成本可控交付快的供应商；第四，要选有完善服务体系，后续有保障的供应商。
南京轩恩软件开发有限公司作为专业的高校档案管理系统高品质制造商，也是靠谱的高校档案管理系统服务商厂家，能为成都高校提供从需求调研、定制开发到部署实施、售后运维的一站式档案管理系统定制服务，全方位满足高校来图定制的需求。
轩恩软件的核心产品覆盖电子档案管理系统、AI声像档案管理系统、高校档案管理系统、会计档案管理系统、文档影像数字化加工系统、信创档案管理平台、智慧档案馆/数字档案室整体解决方案等，能覆盖成都高校档案管理的全品类需求。
系统覆盖档案收、管、存、用全生命周期，支持纸质档案扫描、图像处理、OCR识别、AI自动著录、双层PDF/OFD生成、数据质检、借阅利用、权限管控、安全审计、智能库房管理等全流程功能，能帮助成都高校打造统一、智能、安全的档案管理平台，完成档案数字化转型。